Unverzichtbarer Leitfaden für WordPress-Wartungsberichte für Agenturen

Wichtigste Highlights

• WordPress-Websites verschlechtern sich allmählich aufgrund verpasster Aktualisierungen und nicht behobener Leistungsprobleme und fallen nicht von heute auf morgen aus.
• Eine Verzögerung von einer Sekunde bei der Seitenladezeit kann die Konversionsrate um 7 % senken, was die Unternehmen Tausende an entgangenen Einnahmen kosten kann.
• WordPress-Wartungsberichte belegen Ihren Wert für Ihre Kunden, indem sie Updates, Sicherheits-Patches und Leistungsverbesserungen dokumentieren.
• Zu den wichtigsten Berichtselementen gehören der Aktualisierungsverlauf, Leistungskennzahlen (Betriebszeit, Ladezeiten) und die Ergebnisse von Sicherheitsscans.
• Die automatisierte Berichterstattung spart im Vergleich zu manuellen Methoden viel Zeit, insbesondere bei der Verwaltung mehrerer Kundenstandorte.
• WP Umbrella kann in wenigen Minuten automatisierte Berichte einrichten, die pünktlich mit Ihrem Branding geliefert werden.
• Eine monatliche Berichterstattung ist für die meisten Kunden am besten geeignet, da sie sie auf dem Laufenden hält, ohne sie zu überfordern.

Die meisten WordPress-Websites gehen nicht über Nacht kaputt. Sie fallen langsam auseinander, weil Updates verpasst, Sicherheits-Patches ignoriert und Leistungsprobleme unbemerkt bleiben. 

Eine Sekunde Verzögerung bei der Ladezeit einer Seite kann die Konversionsrate um 7 % senken. Wenn Sie ein Geschäft betreiben, das 500 Pfund pro Tag einnimmt, könnte Sie diese langsame Seite 13.000 Pfund pro Jahr kosten.

Für Agenturinhaber und Freiberufler, die Kunden-Websites verwalten, ist eine langsame oder defekte Website nicht nur peinlich, sondern auch teuer. Ihre Kunden verlieren Geld, und Sie könnten sie verlieren.

WordPress-Wartungsberichte sind Ihre Lösung für diese Probleme. Sie helfen Ihnen, Probleme frühzeitig zu erkennen, nachzuverfolgen, was funktioniert, und zeigen Ihren Kunden genau, wofür sie bezahlen.

Was sollte ein guter Bericht also enthalten? Wann sollte man ihn verschicken? Wie kann man sie schnell erstellen? Dies sind einige der Fragen, die wir in diesem Blog beantworten werden. 

Warum WordPress-Wartungsberichte für Agenturen wichtig sind

WordPress-Wartungsberichte sind der Beweis für Ihre Arbeit. Wenn eine Website reibungslos läuft, bemerken Kunden oft nicht den Aufwand, der dahinter steckt. Sie nehmen vielleicht an, dass Aktualisierungen automatisch erfolgen oder dass die Sicherheit einfach "eingebaut" ist. Aber wenn etwas kaputt geht? Dann tauchen Fragen auf.

Ein Wartungsbericht zeigt Ihren Wert, bevor es ein Problem gibt. Er bietet eine klare Aufzeichnung von Aktualisierungen, Sicherheits-Patches, Backups und Leistungsverbesserungen - damit die Kunden sehen, was zum Schutz und zur Optimierung ihrer Website unternommen wird.

• Schafft Vertrauen: Wenn Kunden einen klaren, datengestützten Nachweis über die Wartung ihrer Website sehen, haben sie mehr Vertrauen in die Arbeit Ihrer Agentur.
• Hält die Kunden auf dem Laufenden: Eine klare Aufschlüsselung der Aktualisierungen und Korrekturen hilft den Kunden, den Wert Ihrer Arbeit zu erkennen.
• Zeigt Ihre Kompetenz: Regelmäßige Berichte verdeutlichen, wie umfangreich Ihr Service ist und was Sie alles bieten können.

Die wichtigsten Elemente eines WordPress-Wartungsberichts

Ein WordPress-Wartungsbericht sollte klar, prägnant und datengestützt sein. Hier sind einige der Dinge, die enthalten sein sollten:

Geschichte aktualisieren

Den Kunden ist oft nicht bewusst, wie viele Aktualisierungen hinter den Kulissen stattfinden. WordPress-Core-Updates, Plugin-Updates und manuelle Korrekturen sorgen dafür, dass ihre Website sicher, funktional und optimiert ist. Ohne Berichte können sie den damit verbundenen Aufwand nicht erkennen. Hier sind die Dinge, die Sie in Ihren Wartungsbericht aufnehmen müssen:

• WordPress Kern-Updates angewendet
• Plugin- und Theme-Updates abgeschlossen
• Alle Anpassungen oder manuellen Korrekturen

Leistungsmetriken

Geschwindigkeit und Betriebszeit wirken sich direkt auf die Benutzerfreundlichkeit, SEO-Rankings und Konversionen aus. Wenn die Website eines Kunden langsam ist oder häufig ausfällt, verliert er potenzielle Kunden. Ohne diese Berichte erkennen die Kunden möglicherweise nicht den direkten Zusammenhang zwischen Website-Leistung und Geschäftserfolg.

• Betriebszeit und Leistung 
• Berichte über Ladezeiten und Verbesserungen der Website-Geschwindigkeit
• Sicherungsstatus 

Sicherheit und Wartung

Viele Kunden sind sich der Risiken von Malware, Hackerangriffen oder veralteter Software nicht bewusst. Sicherheitsaktualisierungen mögen unsichtbar erscheinen, aber sie sind für die Integrität der Website entscheidend. Ohne Sicherheitsberichte gehen Kunden möglicherweise davon aus, dass ihre Website standardmäßig sicher ist, und unterschätzen den Aufwand, den sie betreiben müssen, um dies zu gewährleisten. Immer einbeziehen: 

• Ergebnisse der Sicherheitsüberprüfung 
• Entfernung von Malware oder Sicherheitskorrekturen
• Alle zusätzlichen Wartungsarbeiten 

Die manuelle Überwachung von Updates, Betriebszeiten und Sicherheitsproblemen kostet Zeit. Und wenn Sie mehrere Websites verwalten, kann es leicht passieren, dass Sie etwas Wichtiges übersehen. Genau dafür gibt es Tools wie WP Umbrella ins Spiel. Sie automatisieren Aktualisierungen, überwachen die Leistung der Website und führen Sicherheitsscans durch - damit Sie das nicht tun müssen. Mehr dazu später in diesem Artikel. 

Verwandt: Lesen Sie unsere ultimative WordPress-Website-Wartungscheckliste für 2025

Manuelle Berichte vs. automatisierte Berichte

Sollte die Berichterstattung über die WordPress-Wartung also manuell oder automatisch erfolgen? 

Automatisierung ist fast immer die bessere Wahl; sie spart Zeit, reduziert Fehler und macht Aufgaben überschaubarer. Bei WordPress-Wartungsberichten ist das nicht anders. Hier sind die drei wichtigsten Vorteile:

Zeit: Das manuelle Sammeln von Daten von verschiedenen Plattformen und das Formatieren von Berichten nimmt Stunden in Anspruch. Wenn Sie mehrere Websites verwalten, ist das Zeit, die Sie mit wichtigeren Aufgaben verbringen könnten. Die automatisierte Berichterstellung nimmt Ihnen diese Arbeit ab, damit Sie sie nicht selbst erledigen müssen.

Exaktheit: Fehler in Berichten können Sie das Vertrauen eines Kunden kosten. Wenn Sie Daten manuell erfassen, können Sie leicht etwas übersehen oder einen Fehler machen. Die Automatisierung stellt sicher, dass die Berichte immer genau, konsistent und zuverlässig sind - kein Hin und Her in letzter Minute, kein Rätselraten.

Hochskalieren: Mehr Kunden bedeuten mehr Berichte. Diese von Hand zu erstellen, macht Sie nicht nur langsamer, sondern erschwert auch die Skalierung. Mit automatisierten Berichten können Sie ohne zusätzlichen Aufwand mithalten. Egal, ob Sie fünf oder fünfzig Websites verwalten, der Prozess bleibt reibungslos.

Automatisieren Sie WordPress-Wartungsberichte mit WP Umbrella

Die manuelle Erstellung von Wartungsberichten kostet Zeit. WP Umbrella automatisiert alles, so dass Sie nicht damit beschäftigt sind, Daten zu kopieren oder Dokumente zu formatieren. Hier ist ein kurzer Überblick über die Wartungsberichte

Einrichten Ihres ersten Berichts

Dies dauert ein paar Minuten:

Bei WP Umbrella anmelden

Berichte anklicken

Klicken Sie anschließend auf Vorlage erstellen

Wählen Sie aus, was Sie aufnehmen möchten. WP Umbrella bietet verschiedene Optionen, mit denen Sie Ihre Berichte vollständig anpassen können. Wählen Sie aus den allgemeinen Einstellungen und klicken Sie auf Speichern und Weiter.

In ähnlicher Weise passen Sie alle Einstellungen an, einschließlich Inhalt, E-Mail, Automatisierung, und das war's. Sobald es eingestellt ist, läuft WP Umbrella auf Autopilot. Die Berichte werden automatisch verschickt, mit allen Angaben zu Ihrem Kunden - Name, Website und Unternehmensdaten. Jeder Bericht sieht maßgeschneidert aus und wird wie ein Uhrwerk geliefert. 

Machen Sie es zu Ihrer eigenen Marke

Machen Sie die Berichte mit WP Umbrella's White Labeling zu Ihren eigenen. Fügen Sie Ihr Logo hinzu, versenden Sie E-Mails von Ihrer Domain und passen Sie sie an das Aussehen Ihrer Marke an, damit es so aussieht, als kämen sie direkt von Ihnen.

Wie viel Zeit werden Sie dadurch sparen?

Die meisten Agenturen verbringen Stunden mit der Erstellung von Wartungsberichten. Nehmen wir an, Sie verwalten 10 Kunden und wenden eine Stunde pro Bericht auf. Das sind 10 Stunden, die jeden Monat verloren gehen. WP Umbrella reduziert diesen Aufwand auf Minuten.

Ihre Kunden erhalten detaillierte, professionelle und termingerechte Berichte. Sie gewinnen Zeit zurück, um sich auf Ihre eigentliche Arbeit zu konzentrieren. Das ist definitiv besser als stundenlanges Formatieren von Tabellenkalkulationen. 

Best Practices für die Erstellung von WordPress-Wartungsberichten

Berichte zu automatisieren ist einfach. Aber wenn sie mit nutzlosen Daten vollgestopft sind, werden die Kunden sie nicht lesen. Hier erfahren Sie, wie Sie dafür sorgen, dass sie übersichtlich und nützlich sind und sich tatsächlich lohnen, sie zu versenden.

Bleiben Sie bei dem, was wichtig ist

Die Kunden brauchen nicht jede Aktualisierung im Detail. Zeigen Sie ihnen Betriebszeit, Sicherheit, Backups und wichtige Änderungen, die sich auf ihre Website auswirken. Wenn ein Bericht voller Fachchinesisch ist, werden sie ihn ignorieren.

Wichtige Dinge offensichtlich machen

Ist die Website ausgefallen? Wurde ein Sicherheitsproblem behoben? Markieren Sie es. Kunden sollten in Sekundenschnelle sehen, was sich geändert hat - und sich nicht durch seitenlange Daten wühlen müssen.

Erklären Sie, warum es wichtig ist

Die Aussage "Optimierte CSS- und JavaScript-Dateien" bedeutet für die meisten Kunden nichts. Sagen Sie stattdessen: "Ihre Website lädt jetzt 25 % schneller, was bedeutet, dass die Besucher seltener abwandern." Verknüpfen Sie die von Ihnen geleistete Arbeit mit greifbaren Geschäftsergebnissen.

Zeigen, nicht nur erzählen

Ein Bild sagt nicht nur mehr als tausend Worte - es ist es wert, dass Ihr Kunde Ihnen tatsächlich Aufmerksamkeit schenkt. Wir verarbeiten Bildmaterial 60.000 Mal schneller als Text, also erzählen Sie nicht nur, sondern zeigen Sie. Ein einfaches Diagramm, das die Ladezeiten vor und nach der Optimierung vergleicht, sagt mehr aus, als es eine Wand aus Text je könnte.

Seien Sie ehrlich bei Problemen

Verstecken Sie sich nicht, wenn eine Website ausfällt oder ein Sicherheitsrisiko besteht. Die Kunden werden es irgendwann herausfinden. Sagen Sie ihnen, was passiert ist, was Sie getan haben, um es zu beheben, und wie Sie es in Zukunft verhindern können.

Machen Sie es persönlich (ohne zusätzliche Arbeit)

Generische Berichte fühlen sich... nun ja, generisch an. Mit WP Umbrella können Sie Kundennamen, Geschäftsdetails und Website-Informationen automatisch ausfüllen, so dass sich jeder Bericht individuell anfühlt - ohne dass Sie einen Finger rühren müssen.

Mit dem Nächstfolgenden enden

Ein Bericht, der nur auflistet, was bereits getan wurde, ist in Ordnung. Besser ist ein Bericht, der den Kunden sagt, was sie als nächstes tun sollten. Wenn sie Aktualisierungen genehmigen oder neue Sicherheitsmaßnahmen in Betracht ziehen müssen, sagen Sie es ihnen.

Pünktlich versenden, jedes Mal

Die Berichte sollten planmäßig erscheinen, egal ob wöchentlich, monatlich oder auf andere Weise. Wenn die Kunden nichts von Ihnen hören, werden sie annehmen, dass nichts passiert.

Schlussfolgerung: WordPress-Wartungsberichte beherrschen

Ein Wartungsbericht ist ein Beweis für die von Ihnen geleistete Arbeit und eine Erinnerung an die Kunden, dass ihre Website in guten Händen ist. Halten Sie die Berichte einfach, konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche und lassen Sie die Automatisierung die schwere Arbeit machen. Je weniger Zeit Sie mit der Formatierung von Berichten verbringen, desto mehr Zeit haben Sie für die Entwicklung Ihres Unternehmens.