Wie kann man WordPress-Wartungsberichte automatisieren?
Die Wartung ist der Teil von WordPress, mit dem niemand prahlt, aber sie sorgt dafür, dass die Websites der Kunden online, sicher und optimal funktionieren.
Und wenn Sie die Arbeit machen, müssen Sie das auch zeigen können. Wartungsberichte geben Ihren Kunden einen Überblick darüber, was getan wurde und warum es wichtig ist. Sie helfen Ihnen auch, Ihren Wert zu vermitteln, ohne dass Sie jede Woche einen Anruf tätigen müssen.
In diesem Leitfaden werden wir aufschlüsseln, was ein WordPress-Wartungsbericht beinhaltet und wie man ihn mit Tools wie WP Umbrella automatisieren kann.
Was sind WordPress-Wartungsberichte?
Ein WordPress-Wartungsbericht ist eine einfache Möglichkeit, Kunden zu zeigen, was an ihrer Website gemacht wurde. Er umfasst normalerweise Dinge wie:
- Plugin-, Theme- und Kern-Updates
- Backups und Wiederherstellungen
- Überwachung von Betriebszeit und Leistung
- Sicherheitskontrollen und Härtung
Sie können sie wöchentlich oder monatlich versenden, je nachdem, wie aktiv Ihr Kunde sein möchte. Das Ziel ist es, ihm einen Überblick zu verschaffen, ohne seine Zeit zu verschwenden. Ein guter Bericht bietet Aktualisierungen, hebt alles hervor, was beachtet werden muss, und hilft Ihnen, die Verantwortung zu behalten. Es ist auch eine großartige Gelegenheit, Ihre Kunden immer wieder auf den neuesten Stand zu bringen.
Warum Wartungsberichte wichtig sind
1. Sie machen Ihre Arbeit sichtbar
Die Kunden sehen nicht, dass im Hintergrund Plugin-Updates oder Firewall-Änderungen vorgenommen werden. Berichte geben ihnen einen klaren, dokumentierten Überblick über die Arbeit, die Sie leisten, damit sie verstehen, wofür sie bezahlen.
2. Sie schaffen Vertrauen
Wenn Kunden Updates, Sicherheitsprüfungen und Backups regelmäßig in schriftlicher Form sehen, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie Ihren Wert in Frage stellen. Berichte schaffen Transparenz und reduzieren die Notwendigkeit von Kontrollanrufen oder E-Mails mit der Frage "Was ist mit meiner Website los?".
3. Sie rechtfertigen wiederkehrende Einnahmen
Wenn Sie eine monatliche Gebühr erheben, müssen Sie den monatlichen Wert aufzeigen. Berichte helfen Ihnen dabei, den Zusammenhang zwischen der Dienstleistung und dem Preis herzustellen, vor allem für Kunden, die der Technik nicht mächtig sind.
4. Sie fangen Probleme frühzeitig auf
Ein umfassender Kundenbericht kann Probleme aufzeigen, bevor sie eskalieren. Ausfallzeiten, fehlende Backups und fehlgeschlagene Aktualisierungen sind leichter zu erkennen, wenn sie Teil eines regelmäßigen Überprüfungsprozesses sind.
5. Sie heben dich ab
Die meisten Freiberufler und Agenturen bieten Wartung an. Aber nur wenige nehmen sich die Zeit, gut darüber zu berichten. Saubere, konsistente Berichte lassen Sie professioneller und zuverlässiger erscheinen - zwei Dinge, die für Kundenbeziehungen von großer Bedeutung sind.
Schlüsselelemente eines Wartungsberichts
Ein guter Wartungsbericht muss nicht lang sein. Er muss nur klar und konsequent sein und sich auf das konzentrieren, was für den Kunden wichtig ist. Hier sind die wichtigsten Teile, die man nicht vergessen sollte.
1. Core-, Plugin- und Theme-Updates
Listen Sie alle Aktualisierungen auf, die Sie während des Berichtszeitraums vorgenommen haben. Dazu gehören WordPress-Core-Updates, Plugin-Updates und Theme-Updates. Wenn etwas manuell korrigiert werden musste oder Sie eine Aktualisierung aufgrund eines Kompatibilitätsproblems auslassen mussten, geben Sie auch dies an.
2. Backups
Zeigen Sie die Häufigkeit der Sicherung (täglich, wöchentlich usw.), den Status (erfolgreich oder fehlgeschlagen) und den Speicherort (Cloud, lokal usw.) an. Wenn Sie eine Sicherung wiederherstellen mussten, erwähnen Sie dies. Das ist die Art von Dingen, die Kunden bemerken und sich merken.
3. Überwachung der Betriebszeit
Fügen Sie die prozentuale Betriebszeit für den betreffenden Zeitraum hinzu, und wenn es eine Ausfallzeit gab, erklären Sie in klaren, nicht technischen Worten, was passiert ist. Geben Sie auch an, wie lange es gedauert hat und welche Schritte Sie unternommen haben, um das Problem zu beheben. Die Kunden brauchen die Serverprotokolle nicht; sie müssen nur wissen, dass Sie das Problem erkannt und behoben haben.
4. Sicherheitsscans
Der Abschnitt "Sicherheit" sollte alle PHP-Fehler, Warnungen über Sicherheitslücken, veraltete PHP-Versionen, offengelegte Debug-Protokolle, aufgegebene Plugins oder Themes sowie alle SSL- oder Domain-Ablaufwarnungen abdecken. Wenn es nichts zu melden gibt, reicht eine kurze Zeile, die bestätigt, dass alles in Ordnung war.
5. Zusätzliche Notizen oder individuelle Arbeiten
Hier können Sie alles unterbringen, was Sie in diesem Monat erledigt haben, z. B. die Behebung eines Fehlers, die Einrichtung einer Weiterleitung oder die Beseitigung eines spammigen Plugins. Selbst kleine Aufgaben summieren sich mit der Zeit, also lassen Sie sie nicht aus. Das zeigt, dass Sie proaktiv sind.
Wie man WordPress-Wartungsberichte mit WP Umbrella automatisiert
WP Umbrella macht es einfach, Berichte über die Kundenpflege zu automatisieren, und mehr als 5.000 Agenturen vertrauen nicht ohne Grund darauf.
Nach der Installation verfolgt es unauffällig alles, worüber Sie berichten möchten: Plugin- und Theme-Updates, Core-Updates, Backups, Betriebszeit, PHP-Fehler, Leistungsmetriken und sogar Sicherheitsprobleme, wie veraltete PHP-Versionen oder anfällige Plugins.
Sie brauchen nicht nach diesen Daten zu suchen oder etwas manuell zu exportieren. Während Sie die Website pflegen, protokolliert WP Umbrella alle Daten im Hintergrund.
Dann erstellen Sie eine Berichtsvorlage - einmalig. Wählen Sie das Layout, die gewünschten Abschnitte und passen Sie sie mit Ihrem Branding, Logos, Botschaften und Farben an. Sie können Google Analytics in WP Umbrella integrieren, um Einblicke in den Website-Verkehr zu erhalten und diese Berichte mit intelligenten Variablen wie Kundennamen, Projekt-URLs, Google PageSpeed Score, Anzahl der Aktualisierungen und mehr zu personalisieren.
Außerdem gibt es eine Funktion für benutzerdefinierte Arbeiten. Wenn Sie etwas außerhalb der regulären Wartung getan haben, können Sie diese Arbeit mit Zeitaufwand und einer kurzen Beschreibung protokollieren. Diese Aufgaben können auch als wiederkehrend markiert werden, damit sie jedes Mal automatisch angezeigt werden.
Sobald die Vorlage fertig ist, verknüpfen Sie sie mit den Websites, für die sie gelten soll, legen den Zeitplan fest (wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich) und schon ist alles erledigt. Alles läuft automatisch ab. Die Berichte werden von Ihrer Domain aus in der von Ihrem Kunden bevorzugten SpracheWP Umbrella unterstützt mehr als 30 Sprachen!) als PDFs oder Inline-E-Mails versandt. Ihre Kunden bleiben auf dem Laufenden, ohne dass Sie etwas nachfassen oder neu erstellen müssen.
Hier finden Sie einen ausführlichen Artikel über die ersten Schritte mit den WP UmbrellaWartungsberichten für Kunden.
Fallstudien und Beispiele aus der Praxis
"Mit WP Umbrella haben wir endlich ein Tool, das mit uns und nicht gegen uns arbeitet. Das Tool vereint alle wichtigen Funktionen unter einem Dach - im wahrsten Sinne des Wortes."
Seahawk führte kritische Wartungsaufgaben durch, wie z.B. Plugin-Updates, Uptime-Checks und Leistungsverbesserungen, ohne den Kunden klar zu zeigen, was gemacht wurde. Mit den automatisierten Berichten von WP Umbrellahat sich das geändert. Jetzt wird jede Aufgabe protokolliert und in einen kundenorientierten Bericht umgewandelt, der ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand lesbar ist.
Lesen Sie die vollständige Fallstudie hier.
Auch für Studio Brabo war die Berichterstattung ein fehlender Bestandteil der Kundenkommunikation. Das Unternehmen führte bereits Aktualisierungen, Leistungsprüfungen und Backups durch, hatte aber Schwierigkeiten, den Kunden den Wert dieser laufenden Wartung zu vermitteln.
Mit WP Umbrella senden sie nun monatliche Berichte, die dokumentieren, was getan wurde und wie die Leistung jeder Website ist. Dies hat es einfacher gemacht, Servicevereinbarungen einzuhalten, insbesondere mit nicht-technischen Kunden, die einfache, transparente Zusammenfassungen schätzen. Die Berichte helfen dem Team, Verantwortlichkeit zu demonstrieren, ohne ihre Arbeitsbelastung zu erhöhen.
Erfahren Sie, warum Studio Brabo zu WP Umbrella gewechselt hat.
Bewährte Praktiken für die Kundenberichterstattung
Zeigen, was wichtig ist
Die Kunden müssen nicht jede Kennzahl, jedes Aktualisierungsprotokoll oder jede Geschwindigkeitsschwankung sehen. Was sie brauchen, ist ein klares Bild aller durchgeführten Aufgaben und warum sie wichtig sind. Je mehr Rauschen Sie einbeziehen, desto schwieriger ist es, die wichtigen Dinge herauszustellen. Konzentrieren Sie sich auf die Arbeit, die eine Auswirkung hatte. Wenn etwas kaputt gegangen ist und Sie es behoben haben, sollten Sie dies hervorheben. Wenn sich die Leistung verbessert hat, zeigen Sie, wie. Wenn es nichts Wichtiges gibt, fassen Sie sich kurz und fahren Sie fort.
Sicherstellen der Genauigkeit
Nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um die Berichte zu prüfen, bevor Sie sie versenden. Stellen Sie sicher, dass die Daten sinnvoll sind. Kunden übersehen vielleicht eine technische Panne, aber sie werden merken, wenn etwas nicht stimmt. Und wenn das der Fall ist, werden sie alles andere hinterfragen, was danach kommt.
White-Label für Ihre Berichte
Einen Bericht zu versenden, der aussieht, als käme er direkt aus einem Plugin-Dashboard, macht keinen guten Eindruck. Die Kunden vertrauen Ihnen ihre Website an, und ein Teil dieses Vertrauens kommt von der Konsistenz der Kommunikation. Fügen Sie Ihr Branding hinzu. Verwenden Sie Ihre Stimme. Geben Sie den Ton an. Ob es sich um den E-Mail-Text oder das Layout der PDF-Datei handelt, alles sollte Ihre Agentur widerspiegeln - nicht nur die Software dahinter.
Halten Sie die Sprache klar
Das Ziel eines Berichts ist es, Dinge so zu kommunizieren und zu erklären, wie Sie es bei einem Kundengespräch tun würden. "Plugin aktualisiert" ist in Ordnung. "Kritischer PHP-Fehler behoben" ist besser. Wenn Sie einen Begriff verwenden, den der Kunde nicht verstehen würde, erklären Sie ihn oder ersetzen Sie ihn. Je einfacher es ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass es gelesen wird.
Berichterstattung vorhersehbar machen
Warten Sie nicht, bis Ihre Kunden fragen, wie es um ihre Website steht. Legen Sie einen Zeitplan fest - wöchentlich, monatlich, vierteljährlich - und halten Sie ihn ein. Wenn die Kunden wissen, dass sie regelmäßig von Ihnen hören werden, fragen sie sich nicht mehr, ob etwas getan wird. Außerdem haben Sie so einen festen Rhythmus, um den Wert Ihrer laufenden Arbeit hervorzuheben.
Gehen Sie nicht davon aus, dass es funktioniert
Wenn ein Kunde Ihre Berichte nicht liest, sollten Sie nicht drei Monate warten, um das herauszufinden. Fragen Sie. Feedback hilft Ihnen, das Format, die Häufigkeit oder den Inhalt zu verbessern. Vielleicht sagen Sie zu viel. Vielleicht auch nicht genug. Das Ziel besteht nicht nur darin, Berichte zu versenden. Es geht darum, sicherzustellen, dass sie tatsächlich hilfreich sind.
Häufig gestellte Fragen zu Kundenpflegeberichten
Für die meisten Kunden ist ein monatlicher Rhythmus ein guter Ausgangspunkt. Bei einer stark frequentierten oder unternehmenskritischen Website kann eine wöchentliche Wartung sinnvoller sein. Wichtig ist, dass man einen Zeitplan aufstellt und sich daran hält.
Ja - denn nichts Neues ist es noch wert, berichtet zu werden. Nutzen Sie diesen Moment, um das Vertrauen zu stärken: "Keine Ausfallzeiten, keine Schwachstellen entdeckt, alle Aktualisierungen reibungslos durchgeführt." Schweigen kann Kunden dazu bringen, sich zu fragen, ob alles in Ordnung ist. Ein kurzes Update hält das Vertrauen jedoch intakt.
Unbedingt. WP Umbrella"Custom Work"-Sektion ermöglicht es Ihnen, jede Art von Arbeit manuell hinzuzufügen, sei es das Beheben eines Layout-Fehlers, das Aktualisieren von Text oder das Hinzufügen eines Analyseziels. Diese kleinen Erfolge sind oft die Dinge, an die sich die Kunden am meisten erinnern.
Ja, vor allem dann. Transparenz schafft mehr Vertrauen als Schweigen. Wenn eine Plugin-Aktualisierung fehlgeschlagen ist oder es eine Ausfallzeit gab, geben Sie das zu und erklären Sie, was Sie getan haben, um das Problem zu lösen. Ein Bericht, der ein behobenes Problem enthält, zeigt, dass Sie proaktiv und nicht nachlässig sind.
Wenn sich ein Kunde nicht für Schwankungen der Seitengeschwindigkeit oder Datenbankoptimierungen interessiert, sollten Sie diese nicht mit einbeziehen. Die Berichte sollten sich an den Zielen des Kunden orientieren, nicht an Ihrer Aufgabenliste. Im Zweifelsfall sollten Sie den Kunden fragen, was er sehen möchte, und nur diese Details aufnehmen.