Comment automatiser les rapports de maintenance de WordPress ?

La maintenance est la partie de WordPress dont personne ne se vante, mais c'est ce qui permet aux sites des clients d'être en ligne, sécurisés et de fonctionner de manière optimale.

Et si c'est vous qui faites le travail, il vous faut un moyen de le montrer. Les rapports d'entretien permettent à vos clients de savoir ce qui a été fait et pourquoi c'est important. Ils vous aident également à communiquer votre valeur sans avoir à prendre un appel téléphonique chaque semaine.

Dans ce guide, nous verrons ce que comprend un rapport de maintenance WordPress et comment l'automatiser à l'aide d'outils comme WP Umbrella.

Que sont les rapports de maintenance de WordPress ?

Un rapport de maintenance WordPress est un moyen simple de montrer aux clients ce qui a été fait sur leur site. Il couvre généralement des éléments tels que :

• Mises à jour des plugins, des thèmes et du noyau
• Sauvegardes et restaurations
• Surveillance de la disponibilité et des performances
• Contrôles de sécurité et renforcement

Vous pouvez les envoyer chaque semaine ou chaque mois, selon le degré d'implication de votre client. L'objectif est de lui donner de la visibilité sans lui faire perdre de temps. Un bon rapport fournit des mises à jour, met en évidence tout ce qui nécessite une attention particulière et vous aide à rester responsable. C'est également une excellente occasion de créer un point de contact récurrent avec vos clients sur ce qui se passe.

L'importance des rapports de maintenance

1. Ils rendent votre travail visible

Les clients ne voient pas les mises à jour de plugins ou les ajustements de pare-feu qui se produisent en arrière-plan. Les rapports leur donnent une vision claire et documentée du travail que vous effectuez afin qu'ils comprennent ce pour quoi ils paient.

2. Ils instaurent la confiance

Lorsque les clients voient régulièrement les mises à jour, les contrôles de sécurité et les sauvegardes par écrit, ils sont moins susceptibles de remettre en question votre valeur. Les rapports favorisent la transparence et réduisent le besoin d'appels de vérification ou d'e-mails "Que se passe-t-il avec mon site ?

3. Ils justifient des revenus récurrents

Si vous facturez des frais mensuels, vous devez montrer la valeur mensuelle. Les rapports vous aident à faire le lien entre le service et le prix, en particulier pour les clients qui ne parlent pas technique.

4. Ils détectent les problèmes à un stade précoce

Un rapport client complet peut mettre en évidence les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent. Les temps d'arrêt, les sauvegardes manquantes et les mises à jour défaillantes sont des signaux d'alarme plus faciles à détecter lorsqu'ils font partie d'un processus d'examen régulier.

5. Ils vous distinguent

La plupart des free-lances et des agences proposent des services de maintenance. Moins nombreux sont ceux qui prennent le temps d'en rendre compte correctement. Des rapports clairs et cohérents vous font paraître plus professionnel et plus fiable - deux éléments essentiels qui jouent un rôle important dans les relations avec les clients.

Éléments clés d'un rapport d'entretien

Un bon rapport d'entretien n'a pas besoin d'être long. Il doit simplement être clair, cohérent et axé sur ce qui importe au client. Voici les éléments essentiels qui méritent d'être inclus.

1. Mises à jour du noyau, des plugins et des thèmes

Dressez la liste de toutes les mises à jour que vous avez effectuées au cours de la période couverte par le rapport. Cela inclut les mises à jour du noyau de WordPress, les mises à jour des plugins et les mises à jour des thèmes. Si quelque chose a dû être corrigé manuellement ou si vous avez dû sauter une mise à jour en raison d'un problème de compatibilité, indiquez-le également.

2. Sauvegardes

Indiquez la fréquence des sauvegardes (quotidienne, hebdomadaire, etc.), leur état (réussite ou échec) et leur emplacement (dans le nuage, local, etc.). Si vous avez dû en restaurer une, mentionnez-le. C'est le genre de choses que les clients remarquent et dont ils se souviennent.

3. Surveillance du temps de fonctionnement

Ajoutez le pourcentage de temps de fonctionnement pour la période et, s'il y a eu un temps d'arrêt, expliquez ce qui s'est passé en termes clairs et non techniques. Indiquez la durée de l'interruption et les mesures prises pour y remédier. Les clients n'ont pas besoin des journaux du serveur ; ils ont seulement besoin de savoir que vous avez détecté le problème et que vous l'avez résolu.

4. Scans de sécurité

La section sur la sécurité doit couvrir les erreurs PHP, les alertes de vulnérabilité, les versions PHP obsolètes, les journaux de débogage exposés, les plugins ou thèmes abandonnés, ainsi que les avertissements relatifs à l'expiration du SSL ou du domaine. S'il n'y a rien à signaler, une ligne rapide confirmant que tout était clair suffit.

5. Notes supplémentaires ou travail sur mesure

Il s'agit de l'espace réservé à tout ce que vous avez fait au cours du mois : corriger un bogue, mettre en place une redirection ou nettoyer un plugin indésirable. Même les petites tâches s'accumulent au fil du temps, alors ne les négligez pas. Cela montre que vous êtes proactif.

Comment automatiser les rapports de maintenance de WordPress avec WP Umbrella

WP Umbrella facilite l'automatisation des rapports de maintenance des clients, et plus de 5 000 agences lui font confiance pour une bonne raison. 

Une fois installé, il suit discrètement tout ce que vous souhaitez signaler : les mises à jour de plugins et de thèmes, les mises à jour du noyau, les sauvegardes, le temps de fonctionnement, les erreurs PHP, les mesures de performance et même les problèmes de sécurité, tels que les versions PHP obsolètes ou les plugins vulnérables. 

Vous n'avez pas besoin de chercher ces données ou d'exporter quoi que ce soit manuellement. Au fur et à mesure que vous maintenez le site, WP Umbrella enregistre toutes les données en arrière-plan. 

Ensuite, vous créez un modèle de rapport en une seule fois. Choisissez la mise en page, sélectionnez les sections que vous souhaitez inclure et personnalisez-le avec votre marque, vos logos, vos messages et vos couleurs. Vous pouvez intégrer Google Analytics à WP Umbrella pour ajouter des informations sur le trafic du site web et personnaliser ces rapports à l'échelle en utilisant des variables intelligentes, y compris les noms des clients, les URL des projets, le score Google PageSpeed, le nombre de mises à jour, et plus encore. 

Il existe également une fonction de travail personnalisé. Si vous avez fait quelque chose en dehors de la maintenance régulière, vous pouvez enregistrer ce travail avec le temps passé et une brève description. Ces tâches peuvent également être marquées comme récurrentes afin qu'elles s'affichent automatiquement à chaque fois.

Une fois le modèle prêt, vous le reliez aux sites auxquels il s'applique, vous définissez le calendrier (hebdomadaire, mensuel ou trimestriel) et le tour est joué. Tout se déroule automatiquement. Les rapports sont envoyés depuis votre domaine, dans la langue préférée de votre clientWP Umbrella supporte plus de 30 langues !), sous forme de PDF ou d'emails en ligne. Vos clients restent informés sans que vous ayez besoin de suivre ou de reconstruire quoi que ce soit.

Voici un article détaillé sur l'utilisation des rapports de maintenance de WP Umbrella .

Études de cas et exemples concrets

"Avec WP Umbrella, nous avons enfin un outil qui travaille avec nous, et non contre nous. L'outil rassemble toutes les fonctionnalités clés sous un même parapluie - littéralement."

Seahawk avait l'habitude d'effectuer des tâches de maintenance critiques, telles que des mises à jour de plugins, des vérifications de temps de fonctionnement, et des améliorations de performance, sans un moyen clair de montrer aux clients ce qui était fait. Les rapports automatisés de WP Umbrellaont changé cela. Maintenant, chaque tâche est enregistrée et convertie en un rapport client qui est lisible sans nécessiter de travail administratif supplémentaire.

Lisez l'étude de cas complète ici.

De même, pour Studio Brabo, le reporting était une pièce manquante dans la communication avec les clients. Ils faisaient déjà le travail - mises à jour, contrôles de performance, sauvegardes - mais ils avaient du mal à montrer à leurs clients la valeur de cette maintenance continue. 

Avec WP Umbrella, ils envoient maintenant des rapports mensuels qui documentent ce qui a été fait et comment chaque site se comporte. Il est ainsi plus facile de respecter les contrats de service, en particulier avec les clients non techniques qui apprécient les résumés simples et transparents. Les rapports aident l'équipe à faire preuve de responsabilité sans alourdir leur charge de travail.

Découvrez pourquoi Studio Brabo a opté pour WP Umbrella.

Meilleures pratiques en matière de rapports sur les clients

Montrer ce qui est important

Les clients n'ont pas besoin de voir toutes les mesures, tous les journaux de mise à jour ou toutes les fluctuations de vitesse. Ce dont ils ont besoin, c'est d'une image claire de toutes les tâches effectuées et de la raison pour laquelle elles sont importantes. Plus vous incluez de bruit, plus il est difficile de faire ressortir les éléments essentiels. Concentrez-vous sur le travail qui a eu un impact. Si quelque chose s'est cassé et que vous l'avez réparé, veillez à le souligner. Si les performances se sont améliorées, montrez comment. S'il n'y a rien de majeur, soyez bref et passez à autre chose.

Garantir la précision

Avant d'envoyer les rapports, prenez une minute pour les examiner. Assurez-vous que les données ont un sens. Les clients peuvent passer à côté d'un problème technique, mais ils remarqueront si quelque chose ne leur semble pas normal. Et lorsqu'ils le remarqueront, ils remettront en question tout ce qui s'ensuit.

Vos rapports sous forme de liste blanche

Envoyer un rapport qui semble tout droit sorti du tableau de bord d'un plugin n'est pas une bonne chose. Les clients vous confient leur site web, et cette confiance repose en partie sur la cohérence de la communication. Ajoutez votre marque. Utilisez votre voix. Donnez le ton. Qu'il s'agisse du texte de l'e-mail ou de la mise en page du PDF, tout doit être à l'image de votre agence, et pas seulement du logiciel qui la sous-tend.

Un langage clair

L'objectif d'un rapport est de communiquer et d'expliquer les choses comme vous le feriez lors d'un appel client. "Plugin mis à jour", c'est bien. "Erreur PHP critique corrigée", c'est mieux. Si vous utilisez un terme que le client ne comprendrait pas, expliquez-le ou remplacez-le. Plus le texte est simple, plus il a de chances d'être lu.

Rendre les rapports prévisibles

N'attendez pas que les clients vous demandent où en est leur site. Choisissez un calendrier - hebdomadaire, mensuel, trimestriel - et respectez-le. Lorsque les clients savent qu'ils auront régulièrement de vos nouvelles, ils cessent de se demander si quelque chose est fait. Cela vous donne également une cadence intégrée pour souligner la valeur de votre travail en cours.

Ne partez pas du principe que ça marche

Si un client ne lit pas vos rapports, n'attendez pas trois mois pour le savoir. Demandez-lui. Les commentaires vous permettent d'améliorer le format, la fréquence ou le contenu. Peut-être en dites-vous trop. Peut-être n'en dites-vous pas assez. L'objectif n'est pas seulement d'envoyer des rapports. Il s'agit de s'assurer qu'ils sont réellement utiles.