Wie Undefined seine Wartungsarbeiten mit WP Umbrella um die Hälfte reduziert hat

Nicolas Riviere hat Undefined gegründet, um eine Sache gut zu machen: individuelle WordPress-Websites zu erstellen. In seinem kleinen Studio vor den Toren von Paris helfen er und sein zuverlässiges Team von Freelancern Kunden bei der Erstellung sauberer Website-Designs und sorgfältiger Entwicklung. 

Als jedoch immer mehr Kunden hinzukamen, wuchs auch der langwierige, wenig glamouröse Aufwand für die Wartung dieser Websites. Jede Aktualisierung, jede Sicherheitsprüfung und jedes Backup nahm mehr Zeit in Anspruch. 

Selbst mit nur ein paar Dutzend Websites, die gewartet wurden, verlor Undefined jede Woche Stunden mit manuellen Aufgaben, und sie hatten keine effektive Möglichkeit, den Kunden zu zeigen, was sie taten.

Unternehmens-Snapshot

Entscheidende Metriken 

Zu viele Websites. Zu wenig Zeit

Vor WP Umbrella wurde alles meist manuell aktualisiert. Jede neue Plugin-Version wurde über Git verwaltet, dann manuell aktualisiert und auf jeder Kunden-Website bereitgestellt. Uptime-Checks waren noch mehr Zufallstreffer; sie konnten ein Downtime-Problem nur dann aufdecken, wenn jemand zufällig an diesem Tag auf die Website schaute.

Und auch der Sicherheitsaspekt war stressig. Es gab keine zentrale Möglichkeit zu erfahren, ob ein Plugin eine bekannte Schwachstelle aufwies oder ob eine der Websites über Nacht offline ging. Darüber hinaus war nichts von dieser Arbeit für die Kunden sichtbar, so dass es sich anfühlte, als ob man versuchte, ein unsichtbares Produkt zu verkaufen, um zu erklären, warum die Wartung wichtig ist.

Wenn man die Arbeit mit Kunden, Designüberarbeitungen und neuen Projekten unter einen Hut bringen muss, macht es keinen Sinn, Stunden für Routineaktualisierungen zu verlieren. Nicolas wusste, dass sich der Prozess ändern musste, wenn sie skalieren wollten.

Vor WP Umbrella boten wir nur minimale Wartung an, obwohl wir bereits viele Websites erstellt hatten. Wir betreuten weniger als fünf Websites pro Monat, alles manuell. Dieser Prozess war nicht skalierbar.

Suche nach WP Umbrella

Damals fand Nicolas WP Umbrella durch einen Beitrag des Gründers auf LinkedIn. Andere Agenturen nutzten es bereits, und die Plattform schien gut zu passen, vor allem, weil sie für Teams entwickelt wurde, die eine einfache Möglichkeit brauchten, sich um Updates, Sicherheit und Backups zu kümmern, ohne weitere Mitarbeiter einstellen zu müssen.

Die Einrichtung dauerte nur wenige Minuten. Sofort konnte das Team alle Kundenstandorte von einem einzigen Dashboard aus überwachen. Betriebszeitüberprüfungen und Sicherheitswarnungen liefen im Hintergrund. Das alles geschah automatisch.

Noch wichtiger ist, dass die Wartungsberichte von WP Umbrellaes Undefined ermöglichten, den Kunden zu zeigen, was unter der Haube vor sich ging. Jeden Monat wurde ein kurzer Bericht mit Aktualisierungen, Backups und Betriebszeitstatistiken verschickt. 

Zeitersparnis und zufriedene Kunden

WP Umbrella hat die manuelle Arbeit um mindestens 50 % reduziert. Was früher 5-6 Stunden pro Woche in Anspruch nahm, wurde auf etwa 2 Stunden reduziert, und das meiste davon war nur ein Blick auf das Dashboard, um sicherzustellen, dass alles im grünen Bereich ist.

WP Umbrella kümmerte sich um die sich wiederholenden Aufgaben, wies auf Fehler hin, sobald sie auftraten, und sendete klare Warnmeldungen, damit nichts unbemerkt blieb. Die zusätzliche Zeit, die das Team mit WP Umbrella einsparen konnte, floss direkt in die Kundenarbeit zurück. 

Das nahm auch den Stress weg. Sie mussten nicht ständig nach Updates suchen oder darauf warten, dass etwas ausfällt, ohne es zu wissen.

Die automatische Überwachung und die Nachverfolgung der Betriebszeit haben unsere mentale Belastung erheblich reduziert. Jetzt können wir uns auf die Erstellung und Entwicklung der Website konzentrieren, ohne uns ständig Gedanken über unentdeckte Probleme oder Ausfälle der Website zu machen.

Und da Undefined jeden Monat White-Label-Berichte mit ihrem Branding versenden konnte, hatten die Kunden endlich ein klares Bild davon, wofür sie bezahlten. Die Berichte machten die Wartungsarbeiten für die Kunden sichtbar. Es war nicht nur ein vages Versprechen, die Website auf dem neuesten Stand zu halten". Es war direkt im Posteingang des Kunden zu sehen: abgeschlossene Aktualisierungen, verfolgte Betriebszeit, entdeckte Schwachstellen und mehr.

Mit Hilfe der Berichte können wir unsere Arbeit deutlich machen und unseren Kunden versichern, dass ihre Website gesund ist. Das ist ein Gewinn für die Transparenz und die Kundenbindung.

Stärkere Kundenbeziehungen aufbauen

Kunden schätzen Transparenz. Jeden Monat eine knappe, klare Zusammenfassung zu erhalten, nimmt der Instandhaltung alle Geheimnisse. Außerdem werden so die Erwartungen richtig festgelegt. Anstatt sich zu fragen, ob sie für den laufenden Support bezahlen müssen, können sie sehen, was getan wird. Das macht Verlängerungsgespräche einfacher, vor allem mit neueren Kunden.

Und intern gibt es weniger Stress. Niemand muss sich Sorgen machen, dass er eine Website verpasst hat, die still und leise ausgefallen ist. Warnungen kommen sofort an, und das Team kann eingreifen, bevor die Kunden es überhaupt bemerken. Und wenn doch einmal Fragen auftauchen, lässt sich anhand der detaillierten Protokolle leicht nachweisen, was genau wann passiert ist. 

In einem Fall glaubte ein Kunde, ein Routine-Update habe ein Problem verursacht. Da die Aktualisierungsprotokolle sofort verfügbar waren, konnte Undefined schnell nachweisen, dass die Aktualisierung nichts mit dem Problem auf der Website zu tun hatte. Durch diese Rückverfolgbarkeit konnten die Bedenken fast sofort ausgeräumt und das Vertrauen des Kunden gestärkt werden.

Bereit für mehr

Seit WP Umbrella an Bord ist, hat Undefined mehr Kunden hinzugewonnen, ohne zusätzliche Zeit mit der Verfolgung von Updates oder dem Schreiben von Berichten zu verbringen. Anstatt sich durch einen Rückstau von Updates und Überwachungsaufgaben erdrückt zu fühlen, haben sie einen Prozess, dem sie vertrauen können.

Noch wichtiger ist, dass sie skalieren können. Jeder neue Kunde, den sie hinzufügen, wird in ihr bestehendes WP Umbrella aufgenommen, und das Plugin kümmert sich um alle Updates, Backups, Überwachung und Kundenberichte. Es ist weniger ein heroischer Feuerwehreinsatz als vielmehr der Betrieb eines gut abgestimmten Geschäfts.

Seit der Einführung von WP Umbrella haben wir unseren Kundenstamm im Bereich Wartung verfünffacht und erzielen nun wiederkehrende Einnahmen, die unser Geschäft stabiler machen. Die Wartungsdienste machen jetzt über 15 % unseres Jahresumsatzes aus.