Comment Undefined a réduit de moitié son travail de maintenance avec WP Umbrella

Nicolas Rivière a créé Undefined pour faire une chose bien : créer des sites web WordPress personnalisés. Depuis son petit studio en région parisienne, il aide ses clients, avec son équipe d'indépendants de confiance, à créer des sites web au design épuré et au développement soigné. 

Cependant, au fur et à mesure qu'ils accueillaient de nouveaux clients, le travail long et ingrat de maintenance de ces sites ne cessait de croître. Chaque mise à jour, chaque contrôle de sécurité et chaque sauvegarde prenait plus de temps. 

Même avec seulement quelques dizaines de sites en maintenance, Undefined perdait des heures chaque semaine à effectuer des tâches manuelles et n'avait aucun moyen efficace de montrer aux clients ce qu'ils faisaient.

Aperçu de l'entreprise

Des mesures qui comptent 

Trop de sites. Trop peu de temps

Avant WP Umbrella, la mise à jour était essentiellement manuelle. Chaque nouvelle version de plugin était gérée par Git, puis mise à jour manuellement et déployée sur chaque site client. Les contrôles de disponibilité étaient encore plus aléatoires ; ils ne détectaient un problème d'indisponibilité que si quelqu'un regardait le site ce jour-là.

L'aspect de la sécurité était également stressant. Il n'existait aucun moyen centralisé de savoir si un plugin présentait une vulnérabilité connue ou si l'un des sites s'était déconnecté pendant la nuit. En outre, aucun de ces travaux n'était visible pour les clients, si bien qu'expliquer l'importance de la maintenance revenait à essayer de vendre un produit invisible.

Lorsque vous devez concilier le travail avec les clients, les révisions de conception et les nouveaux projets, perdre des heures pour des mises à jour de routine n'a pas de sens. Nicolas savait que le processus devait changer si l'entreprise voulait évoluer.

Avant WP Umbrella, nous n'offrions qu'une maintenance minimale, même si nous avions déjà construit de nombreux sites web. Nous gérions moins de cinq sites par mois, tous manuellement. Ce processus n'était pas évolutif.

Trouver un WP Umbrella

C'est alors que Nicolas a trouvé WP Umbrella grâce à un post de son fondateur sur LinkedIn. D'autres agences l'utilisaient déjà, et la plateforme semblait convenir, notamment parce qu'elle était conçue pour les équipes qui avaient besoin d'un moyen simple de rester au courant des mises à jour, de la sécurité et des sauvegardes sans avoir à ajouter du personnel.

L'installation a pris quelques minutes. Tout de suite, l'équipe a pu surveiller tous les sites de ses clients à partir d'un seul tableau de bord. Les contrôles de disponibilité et les alertes de sécurité s'exécutent en arrière-plan. Tout était automatique.

Plus important encore, les rapports de maintenance de WP Umbrellaont permis à Undefined de montrer à ses clients ce qui se passait sous le capot. Chaque mois, ils envoyaient un bref rapport avec les mises à jour, les sauvegardes et les statistiques de temps de fonctionnement. 

Gain de temps et satisfaction des clients

WP Umbrella a réduit le travail manuel d'au moins 50%. Ce qui prenait 5-6 heures par semaine a été réduit à environ 2, et la plupart de ces heures ont été consacrées à jeter un coup d'œil au tableau de bord pour s'assurer que tout était vert.

WP Umbrella s'est occupé des tâches répétitives, a signalé les erreurs au fur et à mesure qu'elles se produisaient et a envoyé des alertes claires pour que rien ne passe inaperçu. Le temps supplémentaire que l'équipe a pu gagner grâce à WP Umbrella a été directement consacré au travail des clients. 

Cela a également permis de réduire le stress. Ils n'étaient pas constamment en train de vérifier les mises à jour ou d'attendre que quelque chose tombe en panne sans le savoir.

La surveillance automatique et le suivi du temps de fonctionnement ont considérablement réduit notre charge mentale. Nous pouvons désormais nous concentrer sur la création et le développement de sites sans nous soucier en permanence de problèmes non détectés ou de pannes de site.

Et comme Undefined pouvait envoyer chaque mois des rapports en marque blanche avec leur marque, les clients avaient enfin une idée claire de ce pour quoi ils payaient. Les rapports ont permis aux clients de voir leur travail de maintenance. Il ne s'agissait plus d'une vague promesse de "maintenir le site à jour". Le client pouvait voir dans sa boîte de réception : les mises à jour effectuées, le temps de fonctionnement suivi, les vulnérabilités détectées, etc.

Les rapports nous aident à démontrer clairement notre travail et à rassurer les clients sur la santé de leur site. C'est une victoire pour la transparence et la fidélisation des clients.

Renforcer les relations avec les clients

Les clients apprécient la transparence. Le fait de recevoir un résumé concis et clair chaque mois élimine tout le mystère de la maintenance. Cela permet également de définir correctement les attentes. Au lieu de se demander s'ils doivent payer pour une assistance continue, ils peuvent voir ce qui est fait. Cela facilite les discussions sur le renouvellement, en particulier avec les nouveaux clients.

Et en interne, il y a moins de stress. Personne n'a à s'inquiéter d'avoir manqué un site qui a été discrètement mis hors service. Les alertes sont envoyées immédiatement et l'équipe peut intervenir avant même que les clients ne s'en aperçoivent. Et si des questions se posent, les journaux détaillés permettent de savoir exactement ce qui s'est passé et quand. 

Dans un cas, un client pensait qu'une mise à jour de routine avait causé un problème. Les journaux de mise à jour étant facilement accessibles, Undefined a pu rapidement démontrer que la mise à jour n'était pas liée au problème du site. Cette traçabilité a permis de résoudre le problème presque immédiatement et de renforcer la confiance du client.

Prêt pour plus

Depuis l'arrivée de WP Umbrella , Undefined a ajouté plus de clients sans passer plus de temps à chercher des mises à jour ou à écrire des rapports. Au lieu de se sentir bloqué par un arriéré de mises à jour et de surveillance, ils ont un processus auquel ils peuvent faire confiance.

Plus important encore, ils peuvent évoluer. Chaque nouveau client qu'ils ajoutent est inclus dans leur tableau de bord WP Umbrella existant, et le plugin gère toutes les mises à jour, les sauvegardes, la surveillance et les rapports sur les clients. C'est moins une lutte héroïque contre les incendies que la gestion d'une boutique bien réglée.

Depuis que nous avons adopté WP Umbrella, nous avons multiplié par 5 notre base de clients de maintenance et nous générons maintenant des revenus récurrents qui rendent notre activité plus stable. Les services de maintenance représentent désormais plus de 15 % de notre chiffre d'affaires annuel.