Comment l'externalisation des services WordPress peut aider les agences à se développer

Les services d'externalisation WordPress ont pour but de permettre à votre agence de se développer sans avoir à embaucher une équipe complète. Lorsque votre agence commence à prendre de l'ampleur, la charge de travail s'accumule rapidement, et soudain votre semaine est remplie d'éditions de contenu, de mises à jour de plugins, de tickets d'assistance et d'appels d'intégration. 

De nombreux propriétaires d'agences arrivent à un point où ils ne peuvent plus tout faire. C'est là que l'externalisation devient une décision stratégique intelligente. Au lieu de prendre du retard ou de bâcler le travail, ils font appel à des partenaires de confiance pour s'occuper des parties du travail qui les ralentissent. Développement, conception, rédaction ou assistance, tout ce qui absorbe leur semaine.

Ce guide décrit ce que représente l'externalisation pour les agences WordPress. Nous analyserons les avantages réels, les défis dont personne ne parle, les outils qui facilitent la collaboration et la façon de trouver des partenaires qui fournissent des résultats constants.

Vue d'ensemble : Avantages et inconvénients de l'externalisation des services WordPress

Avantages de l'externalisation pour les agences WordPress

L'externalisation vous donne de l'air. Elle vous permet d'avancer plus vite, d'entreprendre davantage de projets et de ne plus être le goulot d'étranglement de votre propre entreprise. Mais les avantages vont plus loin que le simple fait de confier le travail à quelqu'un d'autre.

Concentrez-vous sur le travail qui fait grandir votre agence

Vous n'avez probablement pas créé votre agence parce que vous aimez redimensionner les logos ou mettre à jour les plugins. Mais ces tâches finissent tout de même par se retrouver dans votre assiette. Et lorsqu'elles s'accumulent, elles évincent le travail stratégique, comme la vente d'un plan de soins ou le lancement d'un nouveau service.

L'externalisation vous redonne du temps pour vous concentrer sur le travail que vous êtes le seul à pouvoir faire. Il peut s'agir d'élaborer de meilleures propositions, d'optimiser l'intégration de vos clients ou d'établir des relations à long terme avec eux. Lorsque vous n'êtes pas coincé dans la production, vous avez enfin le temps de penser à la croissance.

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Développer l'activité sans embaucher de personnel à temps plein

Embaucher quelqu'un à temps plein semble être une bonne idée jusqu'à ce que l'on prenne en compte les salaires, les temps d'arrêt et la pression exercée pour que la personne soit occupée chaque semaine. Il s'agit d'un engagement important et, pour les petites et moyennes agences, ce n'est pas la bonne solution au début.

L'externalisation vous offre une plus grande flexibilité. Vous pouvez faire appel à de l'aide lorsque vous en avez besoin, faire une pause lorsque vous n'en avez pas besoin, et éviter la pression liée à la constitution d'une masse salariale avant que vos revenus ne soient prévisibles. Ce type de contrôle vous permet de vous développer à votre propre rythme sans vous surcharger.

Combler rapidement les lacunes en matière de compétences

Toutes les agences ont des points faibles. Vous êtes peut-être doué pour la conception, mais pas pour le développement. Vous pouvez peut-être créer un beau site, mais vous avez du mal à rédiger des textes convaincants. L'externalisation vous permet de combler ces lacunes sans avoir à devenir un expert en tout.

Vous avez accès à des personnes qui savent déjà ce qu'elles font. La qualité du travail s'en ressent. Les clients obtiennent de meilleurs résultats, votre production devient plus cohérente et vos projets passent plus rapidement du briefing au lancement.

Économiser de l'argent par rapport à l'embauche en interne

L'embauche d'un développeur WordPress à temps plein peut coûter entre 60 000 et 75 000 dollars par an. Si l'on ajoute les frais généraux, les avantages sociaux et les temps d'arrêt, ce chiffre peut largement dépasser les six chiffres. En revanche, l'embauche de développeurs indépendants ou de partenaires d'assistance, même à des niveaux supérieurs, coûte souvent la moitié de ce montant, voire moins, en fonction de leur localisation et de l'étendue du travail.

Vous ne payez pas les heures d'inactivité. Vous ne payez pas les vacances ou les congés de maladie. Vous ne payez que le travail dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. Et pour les agences où chaque heure doit être facturable, cela a un impact mesurable sur vos résultats.

Défis communs lors de l'externalisation de services WordPress (et comment les éviter)

L'externalisation est rarement un problème. C'est la façon dont vous l'abordez qui l'est. Si les instructions ne sont pas claires, si le protocole de communication est médiocre ou si les attentes sont irréalistes, vous passerez plus de temps à réparer vos erreurs qu'à obtenir de l'aide.

Les mémoires vagues font perdre du temps à tout le monde

Il est facile de supposer que quelqu'un va "comprendre". Mais la plupart des échecs en matière d'externalisation commencent par un briefing insuffisant. Si vos instructions ne sont pas claires ou sont incomplètes, vous obtiendrez un résultat qui ne correspondra pas à ce que vous aviez en tête, et vous passerez deux fois plus de temps à le corriger.

Traitez chaque nouveau partenaire comme un membre de l'équipe le premier jour. Donnez le contexte. Donnez des exemples. Expliquez-leur le résultat que vous attendez d'eux. Si vous externalisez un article de blog, ne vous contentez pas d'envoyer un titre. Incluez le ton, la structure, les points clés et les liens internes. S'il s'agit d'une mise en page, envoyez le schéma de câblage, et pas seulement une esquisse. Un briefing clair dès le départ permet d'éviter des heures d'allers-retours par la suite.

Sans structure, la communication s'effondre rapidement

Même si vous trouvez des personnes formidables, les choses se gâteront si la communication n'est pas constante. Des réponses tardives, des mises à jour manquées ou des responsabilités mal définies peuvent bloquer des projets pendant des jours.

Définissez d'emblée vos attentes. Décidez de la fréquence des échanges, des plateformes que vous utiliserez et du moment où chaque partie est censée répondre. Une petite séance de rattrapage de 15 minutes par semaine peut éviter les malentendus et vous aider à repérer les problèmes à temps.

Si votre sous-traitant disparaît pendant plusieurs jours sans préavis, c'est un signal d'alarme. Les bonnes relations d'externalisation reposent sur la fiabilité, et pas seulement sur le talent.

Ignorer la qualité à un stade précoce conduit à des problèmes plus graves par la suite

Il est tentant de tout passer en revue à la fin d'un projet, mais c'est ainsi que les erreurs s'accumulent. Vous ne voulez pas vous rendre compte à la dernière minute que quelqu'un s'est trompé de direction. À ce moment-là, corriger la situation signifie brûler plus d'heures que vous n'en avez économisées. 

Vérifiez les premières ébauches ou les premières versions. Donnez un retour d'information clair et rapide. La plupart des gens veulent bien faire, mais ils ont besoin que vous leur montriez à quoi ressemble le "bien" pour votre agence.

Déléguer est difficile

Lorsque l'on fait tout soi-même, il est difficile de confier à quelqu'un d'autre le travail de ses clients. Mais si vous voulez vous développer, vous devez apprendre à déléguer. Cela ne signifie pas renoncer au contrôle. Cela signifie passer de l'exécution du travail à la gestion des résultats.

L'essentiel est de rester impliqué au bon niveau. Définir des normes de qualité. Examinez les premiers projets. Fixez des jalons. Si quelque chose ne va pas, corrigez rapidement le tir. Déléguer signifie guider le processus de manière à ce que vos normes soient toujours respectées. Si vous choisissez les bonnes personnes, que vous les formez bien et que vous restez disponible pour recevoir des informations en retour, il vous sera de plus en plus facile de lâcher prise.

Outils et processus d'externalisation du travail dans les agences WordPress

L'externalisation ne fonctionne pas si vos systèmes sont en désordre. Vous ne pouvez pas attendre de vos collaborateurs qu'ils fournissent un travail de qualité s'ils ne savent pas où trouver les fichiers, quels outils utiliser ou comment vous souhaitez que les choses soient faites. Les bons outils ne répareront pas un processus défaillant, mais ils vous aideront à rester synchronisés et à réduire les allers-retours qui font perdre du temps.

Une structure de fichier appropriée permet de gagner des heures

La plupart des agences démarrent avec de bonnes intentions. Puis, au bout de quelques projets, tout est éparpillé sur des lecteurs personnels, dans des dossiers aléatoires et dans des fils de discussion par courrier électronique. Si votre free-lance doit vous envoyer un message pour trouver les actifs, il s'agit d'un problème de processus, pas d'un problème humain.

Créez un système de dossiers partagés simple et reproductible. Créez un dossier par projet. À l'intérieur de ce dossier, créez des sous-dossiers pour les instructions, le contenu, les conceptions et les produits livrables. Partagez l'accès au niveau du dossier pour que vos sous-traitants aient toujours ce dont ils ont besoin.

Cela peut paraître élémentaire, mais cela suffit à réduire considérablement le nombre de messages et de révisions.

Utiliser Zoom ou Loom pour parler, pas seulement pour taper

Si vous passez des heures sur Slack à essayer d'expliquer quelque chose, c'est que vous le faites à la dure. Un Loom de cinq minutes ou un court appel Zoom peut résoudre plus de choses en une seule fois que 20 messages ne le feront jamais.

La voix et le partage d'écran sont très utiles, surtout au début d'une collaboration. Vous pouvez clarifier le ton, expliquer le contexte et vous assurer qu'ils comprennent ce que vous demandez.

Ne réservez pas les appels vidéo pour les cas où quelque chose ne va pas. Utilisez-les pour éviter que les choses ne tournent mal.

Suivre le temps, mais ne pas en faire une obsession

Vous n'avez pas besoin de microgérer chaque minute, mais vous avez besoin de visibilité. Les outils de suivi du temps comme Clockify vous permettent de prendre le pouls du temps passé. Ils vous permettent de savoir quelles tâches traînent et si la charge de travail d'une personne est équilibrée.

Vous ne l'utilisez pas pour surprendre les gens. Vous l'utilisez pour repérer les tendances et vous adapter. Si quelqu'un passe dix heures sur une page d'atterrissage qui devrait en prendre quatre, c'est qu'il y a un problème, et il vaut mieux le détecter rapidement.

Utiliser WP Umbrella pour gérer la maintenance de WordPress

Si votre équipe ou vos sous-traitants gèrent la sécurité, les mises à jour, la sauvegarde et la restauration, ou la surveillance du temps de fonctionnement et des performances sur plusieurs sites clients, vous avez besoin d'un outil qui donne à chacun une vision claire de ce qui se passe.

WP Umbrella est explicitement conçu pour les agences. Vous pouvez surveiller les performances, mettre à jour en masse les plugins et les thèmes, suivre les temps d'arrêt et générer des rapports de maintenance client en marque blanche. Il vous permet également d'ajouter des membres de l'équipe, de sorte que les partenaires externalisés peuvent gérer leur partie du travail sans leur donner un accès complet à tout.

Le prix commence à 1,99 € par site, ce qui vous permet de l'adapter à votre croissance sans réduire vos marges. Vous pouvez également essayer l'ensemble du produit gratuitement pendant 14 jours (sans carte de crédit).

Recherche et sélection des partenaires d'externalisation

Il suffit de quelques mauvaises embauches pour se rendre compte que les compétences sur le papier ne signifient pas grand-chose. Vous trouvez quelqu'un qui a un excellent portfolio, vous lui confiez une tâche et, deux jours plus tard, vous vous demandez s'il ne vous a pas laissé tomber. Ou pire encore, il vous renvoie un document qui ne ressemble pas du tout à ce que vous attendiez, et vous devez le réécrire vous-même.

C'est la partie qui fait que la plupart des propriétaires d'agences renoncent à l'externalisation. Non pas parce que le travail ne peut pas être fait, mais parce que trouver des personnes de confiance prend du temps.

Commencez par quelque chose pour lequel vous ne perdrez pas le sommeil

Ne mettez pas quelqu'un à l'épreuve avec une refonte complète de la page d'accueil ou une échéance importante pour un client. Commencez par une tâche que vous seriez prêt à refaire en cas de problème. Il peut s'agir d'une page de contact, de quelques lignes de texte ou de la mise à jour de métadonnées.

Vous ne vous contentez pas de vérifier la qualité. Vous voyez comment les free-lances répondent à une demande, comment ils communiquent et comment ils gèrent le retour d'information. C'est là que la plupart des partenariats s'effondrent, non pas dans l'exécution technique, mais dans tout ce qui l'entoure.

Demandez-leur comment ils traitent les révisions

Celui-ci est simple mais révélateur. Si quelqu'un se rebiffe contre les commentaires ou semble offensé par les demandes de changement, il n'est pas fait pour la vie en agence. Vous avez besoin de personnes qui comprennent que les itérations font partie du travail, surtout lorsque des clients sont impliqués.

Une conversation rapide sur la manière dont ils gèrent habituellement le retour d'information vous évitera des surprises douloureuses par la suite.

Vous n'embauchez pas un CV

Certaines des meilleures personnes avec lesquelles j'ai travaillé avaient des portfolios moyens, mais elles étaient toujours présentes, posaient les bonnes questions et s'intéressaient vraiment à leur travail. D'autres avaient l'air extraordinaires sur le papier, mais disparaissaient après le premier cycle de révision.

La fiabilité l'emporte toujours sur le talent brut. Si quelqu'un respecte les délais, communique clairement et reste ouvert au retour d'information, c'est de l'or en barre. Vous pouvez construire des systèmes autour de cela.

La confiance ne se construit pas en une seule tâche

Même lorsque quelqu'un décroche son premier emploi, je ne me précipite pas pour lui donner tout ce dont il a besoin. Je construis lentement. Quelques petites tâches. Puis quelque chose de plus important. Puis un travail en contact avec le client. Vous apprenez comment les gens travaillent sous pression, comment ils gèrent les imprévus et s'ils veulent évoluer avec vous ou prendre un petit boulot et rebondir.

Ceux qui restent dans les parages, s'améliorent grâce au retour d'information et commencent à anticiper vos besoins ? C'est ainsi que vous construisez votre banc d'essai. Et une fois que vous l'avez, il devient beaucoup plus facile de passer à l'échelle supérieure.

Conclusion

L'externalisation ne résoudra pas un processus défaillant. Elle n'améliorera pas un mauvais dossier et ne transformera pas un cafouillage de dernière minute en un produit fini impeccable. Ce qu'elle peut faire, c'est vous donner de l'air. Le genre de choses qui vous permet d'accepter plus de travail sans vous épuiser.

Mais cela ne fonctionne que si vous l'envisagez comme une stratégie à long terme. Vous avez besoin de systèmes. Vous avez besoin de clarté. Et vous avez besoin de personnes en qui vous pouvez avoir confiance pour se présenter et faire le travail. Lorsque le déclic se produit, les choses avancent plus vite. Les clients sont plus heureux. Et vous avez enfin le temps de vous concentrer sur le travail qui fait grandir votre agence.

Vous n'êtes pas en train d'externaliser pour vous retirer. Vous externalisez pour progresser.

Dans la suite de cet article, vous trouverez la liste de contrôle ultime pour les agences WordPress.